Les differentes taches d’une assistante de direction
Une assistante de direction prend une place importante dans une entreprise. Elle gère tout quand le responsable est absent ou en voyage. Voici les critères académiques d’une assistance de direction et son rôle dans une entreprise.
Les diplômes requis pour une assistante de direction
Normalement une assistante de direction à un niveau d’étude au minimum un bac +2. De préférence, baccalauréat L ou STMG, plus deux années en étude de gestion et de management. Il devra aussi effectuer une formation pour le métier de secrétariat et un apprentissage d’au moins deux langues étrangères à part sa langue maternelle. Si le moyen le lui permet, il est également conseillé de suivre une formation en communication. Pour les qualités professionnelles, d’abord côté extérieur, une assistante de direction devra avoir une bonne condition physique, jolie et avoir une belle silhouette. Elle serait mieux si elle s’habillait chic, mais avec de la courtoisie. Souriante, dynamique, active, loyale, décisive, responsable, très mature, méticuleuse et ordonnée, ce sont les critères à adopter.
Les diverses tâches d’une assistante de direction
L’assistante de direction va dresser l’emploi du temps personnel et professionnel du directeur. C’est elle qui va gérer les rendez-vous, les réunions, et elle accompagnera son patron à chaque voyage d’affaires. C’est elle qui gère également le planning des chefs de département de la société. Elle a une relation professionnelle avec les clients de la société et ses collaborateurs : les bailleurs de fonds, les membres de la direction, les fournisseurs. Très observatrice, elle supervise des fois le rôle du chef personnel, le responsable des approvisionnements, et jusqu’au chef de sécurité. Elle gère aussi les courriers de l’entreprise, et maintenant que tout se déroule en ligne, elle est l’administratrice de la page web de la société.
La future assistante de direction
L’assistance de direction tiendra des tâches plus personnelles que professionnelles. Si les préjugés ont été lancés à propos du vrai rôle d’une assistante, eh bien nous allons éclaircir quelques tâches qui ne sont peut-être pas énumérées dans la fiche métier d’une assistante de direction. Alors, c’est l’assistante qui arrive avant le staff, elle est là pour surveiller. Elle va servir le café et les petits biscuits à son patron, et aux clients. Elle va surveiller le nettoyage du bureau du directeur. Toutes ces petites tâches sont importantes pour avoir un bon environnement de travail dans la société. Et l’assistante de direction a pour rôle principal de se charger d’alléger le travail du directeur afin qu’il puisse se concentrer sur le développement de la société. Ce sera une liste de travail interminable. Ce qui signifie que c’est un métier qui peut s’apprendre sur place, donc pas d’exigences de diplôme très poussé non plus. Une fois que le directeur a confiance à son assistante, elle garde son poste.
En résumé, le travail d’une assistante de direction se découvre sur deux aspects : l’aspect technique et humain. L’aspect technique est tout ce qui est l’organisation, tous les documents, les tâches administratives, et la coordination. L’aspect humain qui est une priorité est la réception du ou des directeurs ainsi que les collègues. Et c’est elle qui s’occupe des clients internes et externes de l’entreprise. À noter que de nos jours l’assistanat virtuel est un métier qui peut se réaliser à distance.
